Hoppa till sidans innehåll
Foto: Björn Hårdstedt

Tummen upp för första digitala årsmötet

18 MAR 2020 21:35
Stockholms Flygsportförbund genomförde 18 mars som första idrottsförbund nu under hälsokrisen ett digitalt årsmöte. Delar av styrelsen var samlad i Stockholm, resten av deltagarna anslöt genom mötesapp. Resultatet kan inte kallas annat än succé.
  • Uppdaterad: 18 MAR 2020 21:35

I takt med den globala hälsokrisens utveckling har möten ställts in på löpande band. Stockholms Flygsportförbunds årsmöte var planerat till 18 mars, och vi följde utvecklingen noga. Skulle vi kunna genomföra mötet eller inte?

En vecka innan såg det rätt bra ut, men sedan började världen falla samman. Gränser och skidliftar stängdes, folk hamstrade, hela länder sattes i husarrest. Det började kännas alltmer skakigt. Svenska Flygsportförbundet ställde in sin årsstämma som skulle äga rum 21 mars. Skärmflyg ställde in sitt årsmöte 15 mars i allra sista stund. RF-SISU Stockholm ställde in sin stämma 25 mars i traditionell form, men håller öppet för en digital stämma. 

Vårt traditionella årsmöte med mingel och förtäring kändes inte längre möjligt. Men ändå: det kommer att bli ett kaos när alla inställda årsmöten och stämmor ska tas igen, och det blir inte inom en snar framtid. Så vi funderade, finns det någon möjighet att hålla årsmötet, om än i minimalistisk form? Det brukar komma 10–15 föreningar. Kan vi ta ansvar för ett årsmöte med trygga hälsoförhållanden? 

Tomas P i styrelsen föreslog att vi skulle prova en applikation för videokonferens som han använt. Vi testade och det verkade möjligt. En månadslicens inhandlades och inbjudan gick ut till medlemsföreningarna. 

Dessutom skulle vi ha en föreläsare på årsmötet, Jennifer från RF-SISU skulle hålla ett inspirationsseminarium. Skulle det funka? Vi köpte datorhögtalare så ljudet skulle bli bra i lokalen.

Dagen före årsmötet eskalerade de svenska hälsomyndigheterna rekommendationerna för att begränsa sociala kontakter. Gymnasieskolor och universitet stängde. Önskemålen om den där länken till videokonferensen droppade in.

Dags för möte

Så hur gick det? Jo, vi var fyra från styrelsen i lokalen, medan tolv anslöt via Zoom, den app som vi valt att använda. Visst var vi nervösa inför den oprövade situationen, men att genomföra ett årsmöte på det här sättet gick förbluffande bra, särskilt då alla deltagare var angelägna om att det skulle funka. Vi förväntade oss inga voteringar, och alla beslut kunde också tas med acklammation. Det gick utmärkt att låta deltagarna komma till tals och ställa frågor. Acklamationsbesluten genomfördes med "tummen upp" antingen i bild eller med den tumme upp man kan visa i appen.

Vi hade deltagare utspridda från Vingåker i söder till Norrtälje i norr, och det här kanske var ett sätt att faktiskt ÖKA deltagandet vid årsmötet. På det viset kunde vi också nå ut till fler med budskapet i Jennifers föreläsning.

Årsmötet gav den avgående styrelsen ansvarsfrihet, biföll förslaget till verksamhetsplan och biföll valberedningens förslag till personval som innebar omval av hela styrelsen förutom att Ingemar Boström (Stockholms Hängflygklubb) ersätter Tomas Peterson i styrelsen. Tomas tar ett reträttuppdrag som valberedningens sammankallande.

Tack alla som deltog!

Nya mötesformer blir det normala?

Det blir en spännande tid framöver med nya mötesformer. Appen vi använde heter Zoom och lämpar sig för möten med ett begränsat antal deltagare. Upp till 20 deltagare fungerar nog bra.

Vad man ska tänka på är nog att ett digitalt möte måste vara väl förberett, även för ett litet distriktsförbund (SDF). Alla handlingar ska ha legat ute i tid, och man måste betona för deltagarna vikten av att läsa dem i tid. Konferensappen har funktioner för att visa dokument i bild, men det blir nog stökigt på ett årsmöte, och är till mer stöd för arbetande styrelse- och arbetsgruppsmöten.

Valberedningen ska ha lämnat ett komplett och väl förankrat förslag, för det digitala mötet lämpar sig ännu sämre än det traditionella för frågan "vem kan ställa upp?".

Det skadar inte att ha en erfaren mötesordförande som kan hålla tråden genom mötet och genomföra alla beslut korrekt. Långrandigt pladder och innantilläsning lämpar sig ännu sämre on-line än IRL.

För större möten där högre krav ställs på talarlistor, yrkanden och voteringar krävs mer avancerade tjänster. Flygsportförbundet planerar enligt uppgift att använda en applikation som heter VoteIT som utvecklats av svenska organisationer i samverkan. RF är på väg med ett avtal för en tjänst som heter Easymeet. Möjligen blir en kombination av flera applikationer framtidens melodi. Det är även troligt att möten kan komma att pågå under längre tid, med plats för diskussion i digitala forum mellan besluten utan krav på att man är ständigt närvarande.

Det är dock fortfarande oklart hur digitala stämmobanketter ska utformas.

Skribent: Björn Hårdstedt
Epost: This is a mailto link


 

Framåt för fler i rörelse


Webbshop

 



fai

FAI betyder "Fédération Aéronautique Internationale", det franska namnet på det internationella flygsport­förbundet.



Svenska Flygsportförbundet är en del av svensk idrott.


 

 

Vi är med i studieförbundet SISU idrottsutbildarna.


Postadress:
Stockholms FSF
Gustavslundsvägen 137, 5 tr
167 51 Bromma

Besöksadress:
Gustavslundsvägen 137, 5 tr
167 51 Bromma

Kontakt:
Tel: 0706682720
E-post: This is a mailto link

Se all info