Hoppa till sidans innehåll

Importera medlemmar till IdrottOnline

19 DEC 2010 17:29
För att få rabatt på registreringsavgiften till Flygsportförbundet/RF ska man göra årsrapporteringen genom IdrottOnline. Men då måste man först ha sina medlemmar där. Och hur går det till? Här följer en praktisk handledning.
  • Skapad: 19 DEC 2010 17:29

IdrottOnline är Riksidrottsförbundets system för IT-stöd till idrottsrörelsen. Såväl föreningar och enskilda aktiva, som förbund och RF centralt ska ha nytta av funktionerna i IdrottOnline, som integrerar en massa funktioner för information, kommunikation, medlemshantering, licenser, träningstider, bidragsansökningar och mycket annat. Systemet börjar bli moget, och det har vi skrivit om i en tidigare artikel här på flygsport.se.

Men som alltid med nya grejer kan det vara svårt att komma igång. Lätt att köra fast på små eller stora saker. Den här artikeln beskriver hur en förening tar det första steget, och det är att registrera klubbens medlemmar i IdrottOnlines medlemsregister.

För det första: Alla klubbar har en existerande webbsida på IdrottOnline. Den hittar man enkelt genom att gå till idrottonline.se och söka förening i modulen till höger. Om man skriver namnet på sin klubb så kommer man rätt. Det är den här klubbwebbsidan som man kan använda som klubbens egen. Låt er till exempel inspireras av Lidköpings Flygklubb. Det mesta är faktiskt möjligt, och med IdrottOnline får man en klubbwebb som blir mindre sårbar om nyckelpersoner ("IT-killen") i klubben slutar eller tappar intresset. Publiceringssystemet (CSM) som används är EPIServer.

Om man valt ett annat publiceringssystem för klubbens webbsida (som Joomla eller Litium) är IdrottOnlines webbsida för klubben ändå ingången till de administrativa verktygen. Det är här man loggar in genom att klicka hänglåset uppe till höger, och här finns den första fallgropen: Man måste göra detta på klubbens webbsida, det funkar INTE att försöka logga in som klubb­administratör någon annanstans i IdrottOnline-systemet, t.ex. här på flygsports sida, även om man kan se det lilla hänglåset.

För det andra måste klubben ha en administratör. Om ni inte vet vem som fått administratörs­behörighet kontaktar ni IdrottOnline. Det finns flera olika nivåer på administratörer, och det står ganska bra om det här under Frågor och svar på idrottonline.se.

När ni hittat er webbsida och fått ordning på behörigheterna, loggar ni in. Det går även bra med Mac OS numera om man använder Firefox som webbläsare. Efter inlogg dyker det upp några flikar upptill, och om man väljer Medlemsregister så är man inne på rätt ställe.

Om man nu är en liten klubb med några få medlemmar, så är det enklast att lägga in medlemmarna manuellt en och en genom att klicka ny medlem. Om man är fler än 10-15 personer är det bättre att importera via en fil. Men det krävs att filen ser ut på ett visst sätt. Och ett problem man kan stöta på direkt, även när man lägger in medlemmarna manuellt, är personnummer. IdrottOnline kräver personnummer. Men det finns bra hjälp några knapptryck bort. Gå till www.upplysning.se. Det är en seriös webbplats där man konstnadsfritt kan söka personnummer. Jätteenkelt, bara man registerar ett konto.

När man gör i ordning medlemsregistret i det ursprungliga registerprogrammet eller kalkylarket, så finns ett antal fält som krävs för att ett komplett register ska skapas i IdrottOnline. Här är manualerna inte så hjälpsamma som man skulle önska, men vi fyller på med de saknade pusselbitarna.

Importen till IdrottOnline via fliken Importera medlemmar sker genom att man skapar en Excel-fil med varje fält i kolumner. Kolumnerna måste ha rätt namn för att importen ska fungera (här är IdrottOnline rätt kinkigt). Därför hämtar man en fil som heter MemberImport.xls (Klicka Ladda ned importfil), och så öppnar man den Excel och klistrar in datan från den fil man skapat i rätt kolumn i MemberImport.xls. Sedan går importen bra, förutsatt att man har ordning på sin data.

Fälten som ingår i importen (obligatoriska fält med asterisk) är:

  • Förnamn*
  • Efternamn* (obs: för- och efternamn i var sitt fält)
  • Kön*
  • Personnummer*
  • Gatuadress*
  • Postnummer*
  • Postort*
  • Land*
  • Telefon hem
  • Telefon mobil
  • E-postadress
  • Medlemsnummer (man kan använda licensnumret om inget särskilt medlemsnummer finns i klubben)
  • Medlem sedan (skrivs som ÅÅÅÅ-MM-DD)

Obs att fältet ”Medlem till” ej bör användas, det har inget med betald medlemsavgift att göra. Medlemsavgiften ligger i en modul som ej ingår i den första importen, det fixar man senare.

Fält för kön har man väl normalt inte i sitt register, så det får man skapa, och gå igenom och märka upp medlemmarna som man eller kvinna. Värdet i fältet ska kort och gott vara Man eller Kvinna.

Det allra viktigaste är att personnumret är rätt.

När man är klar med sitt register exporterar man det till Excel-format, och öppnar  filen man hämtat (Memberimport.xls) som har de korrekta namnen på kolumnerna på rad 1. Och så kopierar man in sin data i kolumnerna under rubrikerna. För dig som inte är så haj på Excel: kopiera alla värden i t.ex. Förnamn, gå till Memberimport.xls, sätt markören på rad 2 under Förnamn och klistra in. Gör samma sak med de andra värdena.

Viktigt nu: När du gör själva importen, genom att välja Importera medlemmar och hämta filen Memberimport (se bild överst på denna sida) så är det jätteviktigt att du valt rätt idrott för klubben i gardinmenyn "Idrotter" uppe till höger. Om din klubb t.ex. är en skärmflygklubb så ska du välja "Flygsport - Skärmflygning", osv. Annars blir medlemmarna inte märkta med rätt idrott i samban med importen, och du får ändra manuellt senare. Om det är en klubb med flera sporter, överväg att importera medlemmarna i flera omgångar, uppdelade på idrott, om det är fler än 10–20 stycken.

När du importerar kan det hända att du får beskedet att vissa uppgiftern "uppdateras" istället för importeras. Det beror troligen på att medlemmen redan är registrerad i någon annan sport. Även t.ex. Korpen registrerar sina medlemmar i IdrottOnline.

Eftersom man säkert har en del fel i sin data, kan det bli en del felmeddelanden vid importen. Systemet är smart, och stämmer av allt med SPAR personuppgifts- och adressregister. Därför accepteras t.ex. inte felaktiga postnummer. Kan bli lite tradigt med felmeddelanden, men det fina är att nu kommer du att få ett medlemsregister som verkligen är aktuellt och korrekt.

Lämna gärna feedback om något av detta var otydligt.

Skribent: Björn Hårdstedt


 

Vaccinera klubben.png





Sportlicens


fai

FAI betyder "Fédération Aéronautique Internationale", det franska namnet på det internationella flygsport­förbundet.



Svenska Flygsportförbundet är en del av svensk idrott.


 

SISU.png

Vi är med i studieförbundet SISU idrottsutbildarna.


Postadress:
Svenska Flygsportförbundet
Gustavslundsvägen 137, 5 tr
167 51 Bromma

Besöksadress:
Gustavslundsvägen 137, 5 tr
167 51 Bromma

Kontakt:
Tel: +46702925011
E-post: This is a mailto link

Se all info