Hoppa till sidans innehåll

IdrottOnline börjar möta förväntningarna

24 NOV 2010 19:23
Flygsportförbundet undersöker möjligheten att under 2011 satsa på idrottsrörelsens gemensamma IT-system IdrottOnline. Vi tror att IdrottOnline nu nått rätt mognad. Här kommer en aktuell rapport.
  • Skapad: 24 NOV 2010 19:23

Skärmflygs ledamot Björn Hårdstedt har Flygsports uppdrag att lämna förslag till styrelsen om IdrottOnline, och har nyligen deltagit i Riksidrottsförbundets (RF) IT-dag som i år fokuserade på IdrottOnline.

Riksidrottsförbundets (RF) IT-stöd för klubbar och förbund har varit ett sorgebarn under många år. Under namn som KlubbenOnline och N3Sport har flera system introducerats, men de har aldrig nått den användbarhet och funktionalitet som varit tänkt, trots höga och uppriktiga ambitioner.

Det är synd, för det finns mycket att vinna på bra IT-stöd för idrotten. Tänk er ett medlemsregister där adresserna på medlemmar som flyttat uppdateras automatiskt på natten. Eller möjlighet att betala medlems- och licensavgifter på nätet, där betalningen går rätt in i medlemsregistret, klubbens bokföring och förbundets licenssystem. Eller rapportering med ett enkelt sms av timmar för LOK-stöd för föreningar med ungdomsverksamhet (som modellflyg). Goda nyheter för klubbarnas styrelseledamöter. Mindre administration, mer flygning.

Det bästa av allt: Det här är funktioner som redan finns eller inom kort kommer att finnas i IdrottOnline. Och låt mig vara tydlig på en punkt. I mitt arbete med att undersöka IdrottOnlines möjligheter, har klubbfunktionärens situation varit i fokus. Dels för att jag själv är klubbordförande med ansvar för medlemsregistren, och dels för att vinsterna med att haka på IdrottOnline måste vara uppenbara för i första hand klubbarna för att systemskiftet ska bli en framgång.

Redan i avancerad drift

Flera stora idrottsförbund har redan introducerat avancerade funktioner med IdrottOnline som spar arbete, öppnar möjligheter och höjer kvaliteten. Vägen dit är dock inte helt rak. Flygsportförbundet har smygstartat användningen genom att med rabatter på avgifter uppmuntra till årlig medlemsrapportering via IdrottOnline.

Problemet är att det inte varit någon riktig ordning på datan i IdrottOnline. Jag upptäckte själv att de medlemssiffror jag med ett knapptryck godkände i IdrottOnline 2009 (och som låg till grund för mandatfördelningen till förbundets årsmöte) var en medlemslista som jag själv hade laddat upp till IdrottOnlines föregångare KlubbenOnline flera år tidigare. Inte helt optimalt. Snarare ett skämt. Inte ens jag hade begripit att vi själva var ansvariga för indatan. Jag levde i nån slags tro att "förbundet" löste det där (oklart vilket förbund, eller varför).

En utgångspunkt måste alltså vara att man till att börja med har ordning på sitt eget befintliga medlemsregister. Och där råkade jag själv ut för några oväntade väckarklockor, som till inte ringa del har sin grund i ett helt vansinnigt faktum, som inte kan vara helt unikt.

Många register blir det

Min klubb har, beroende på hur man räknar, underhållit två, tre, eller rent av fyra parallella medlemsregister.

Dels det ursprungliga på den egna persondatorn, som hängt med sedan klubben startade 1997. (Femton år tidigare hade det kanske legat på maskinskrivna kort i en kartoteklåda.) I det registret finns en mängd praktiska layouter och redskap för utskrifter, av adresserade kuvert, röstlängdslista till årsmöte, telefonlistor för flygdagar m.m. Ett sådant register i någon form har nog de flesta klubbar, ofta gjort i något vanligt registerprogram som FileMaker eller Access, eller i enklare form i Excel.

Problemet med ett sånt här register är att det aldrig blir bättre än hur det underhålls, och allt bygger på att klubbens ansvarige manuellt för in aktuell data om till exempel adressändringar, licensgrad eller senast betald medlemsavgift. När jag nyligen synkade registret mot ett antal tänkbara indata, hittade jag pinsamt nog flera fel. Flera medlemmar saknades. Med tiden har den ständiga uppdateringen av det här registret förfallit, och jag kan bara skylla på mig själv. Hur kul är det egentligen att ägna kvällarna åt att byta årtal i fältet "medlemsavgift" och "licens" på 170 medlemmar varje år? Och göra det noggrant så inget blir fel? Särskilt som jag vet att kassören gör exakt samma jobb i ett annat system för rapportering till förbundet så licensbrickan kan skrivas ut… Känns inte helt inspirerande med dubbelarbete.

En annan typ av register som min klubb har parallellt, finns på klubbens webbplats. Det utgör databas för inloggning på webbplatsen, epostutskick till medlemmar eller funktionärer, listor över funktionärer och styrelse m.m. på webbsidan. Efter att vi lagt upp en ny medlem sköter sig det registret självt, var det tänkt. Medlemmarna går själva går in och uppdaterar ny adress, telefon, epost. Men det fungerar bara med de mest aktiva medlemmarna. Det finns dessutom ingen koppling mellan de två registren. De är bägge det "mest aktuella", men på olika vis.

Ytterligare ett register som klubben har ett stort ansvar för är förbundets register, där all data om licenser, behörigheter och försäkringar samlas, och från vilket data hämtas för utskrift av licensbrickor och adresser till förbundets medlemstidning. Skärmflygförbundet har byggt upp ett eget register för detta. Grunddatan skapas på förbundets kansli med utgångspunkt i de handskrivna elevkort (dokumentation om genomförd utbildning) som sänds till förbundet, och det är inte ovanligt att namn och adresser är felstavade. Det är klubben, i vårt fall kassören, som matar det registret med data om inkomna betalningar, och därmed också om vald försäkring. Adressändringar görs manuellt, och det kommer många returer varje gång förbundets tidning Hypoxia sänds ut.

Och så tillkommer som fjärde register min klubb ansvarar för: IdrottOnline, som antingen vi vill eller inte kommer att användas till saker där vi inte vare sig kan eller vill lämna walk-over. Uppgifterna i IdrottOnline talar om för idrottsrörelsen vilka vi är. Och syns vi inte, så finns vi inte.

One register fits all?

Tiotusenkronorsfrågan blir nu: Skulle IdrottOnline kunna ersätta inte bara ett, eller två utan till och med alla de andra registren? Det är det vi just börjat undersöka igen, efter att ha misströstat med de tidigare försöken.

Inom flygsport är det modellflyg som hunnit längst. Modellflyg har extra mycket att vinna, och har dessutom press på sig eftersom RF:s mål är att all LOK-rapportering ska gå genom IdrottOnline. Modellflyg är också långt framme och sköter inom kort sin licenshantering i IdrottOnlines licensmodul. Jag har förberett en licensmodul för skärmflyg som jag kommer att visa för skärmflygs styrelse inom kort. Med de möjligheter som RF:s samarbete med Swedbank ger tror jag att många inom flygsport kommer att tycka att IdrottOnline är högintressant.

Inom kort kommer vi att publicera en lathund för klubbarna, för att förbereda sina register för exporten till IdrottOnline. Det finns både genvägar och fallgropar, och begripligheten i systemet är inte alltid helt optimal. Men med fler av våra grenförbund med på båten har vi också större möjlighet att ställa krav och lämna önskemål. Jag känner att det finns en bra inställning på RF-IT, en bra ambition och bra kompetens, och tror att 2011 kan bli riktigt spännande.

Skribent: Björn Hårdstedt


 

Vaccinera klubben.png





Sportlicens


fai

FAI betyder "Fédération Aéronautique Internationale", det franska namnet på det internationella flygsport­förbundet.



Svenska Flygsportförbundet är en del av svensk idrott.


 

SISU.png

Vi är med i studieförbundet SISU idrottsutbildarna.


Postadress:
Svenska Flygsportförbundet
Gustavslundsvägen 137, 5 tr
167 51 Bromma

Besöksadress:
Gustavslundsvägen 137, 5 tr
167 51 Bromma

Kontakt:
Tel: +46702925011
E-post: This is a mailto link

Se all info